Versterk wat mensen samen al mogelijk maken (deel 4 van 4) over de Werkgemeenschap

Hoe geef je een werkgemeenschap meer kracht, zonder haar over te nemen of dicht te organiseren?

Bij lezingen laat ik regelmatig een organogram van een voetbalvereniging zien. Bovenaan de algemene ledenvergadering, daaronder het bestuur. Vervolgens managers, commissies en coördinatoren. Algemene zaken, financiële zaken, voetbalzaken, technische zaken, accommodatie, communicatie en sponsoring. Het ziet er compleet uit en KNVB gebruikt het als wenkend perspectief een voorbeeld dat je kunt downloaden.

Ik vraag de zaal wat opvalt. Meestal blijft het even stil. Meestal zit niemand iets vreemds.

Dan begin ik over de spelers, de ouders die op zaterdag rijden, de scheidsrechters en vlaggers, de opa’s en oma’s die langs de lijn staan en na afloop een rondje geven. Waar vinden we het samenspel waardoor er daadwerkelijk gevoetbald kan worden?

Er staan hier en daar wel trainers, leiders en vertegenwoordigers van spelers en ouders vermeld. Maar daarmee hebben we nog niet in beeld hoe zo’n zaterdag tot stand komt. Wie vangt een kind op dat even niet lekker in zijn vel zit? Wie regelt op het laatste moment een extra auto? Wie weet waar de reservesleutel ligt?

Vanaf dat moment ziet de zaal een ander plaatje. Iedereen kent die zaterdag. Toch viel aanvankelijk nauwelijks op hoeveel ervan buiten het organogram blijft (zie onderaan dit artikel).

Je ziet het pas als je het doorhebt

In de eerste drie delen hebben we de werkgemeenschap verkend: wat zij is, waar je haar tegenkomt en hoe je haar in beeld kunt brengen. De mensen die rond een concrete praktijk samen het echte werk mogelijk maken, blijken lang niet allemaal bij dezelfde organisatie te horen. Sommigen worden betaald, anderen niet. Hun bijdrage laat zich niet altijd uit een functieomschrijving aflezen. Nu komt de lastigste vraag. Als je die werkgemeenschap eenmaal ziet, hoe kun je haar dan versterken?

De verleiding is groot om wat je ontdekt meteen een vaste plek te geven. Een coördinator aanwijzen, taken verdelen, een overleg instellen, de deelnemers registreren. Voor je het weet zijn de mensen die elkaar wisten te vinden vooral bezig met het bedienen van een nieuwe structuur. 'Dat behoort (niet) tot mijn taak!

De werkgemeenschapskaart uit deel III is daarom een praktisch hulpmiddel voor een gesprek. Zij laat zien hoe het werk op dit moment tot stand komt. Volgende week kan een andere bijdrage nodig zijn, of iemand anders meedoen.

Begin bij wat er gebeurt

Stel dat op de club het vervoer van een jeugdteam steeds op dezelfde twee ouders neerkomt. Zij regelen het onderling, maar het begint te knellen. Dat is een aanleiding om met hen en de andere betrokkenen te kijken wat nodig is.

Misschien willen meer ouders rijden, maar weten zij niet dat er een tekort is. Misschien helpt een eenvoudig overzicht. Misschien zijn de vertrektijden voor sommige gezinnen onhaalbaar. Dat ontdek je door te vragen hoe het gaat en waar het lastig wordt.

Zo begint versterken: aandacht geven aan het bestaande samenspel en samen een concrete moeilijkheid oplossen. De schaal van de ingreep volgt uit wat er nodig blijkt.

Dezelfde vraag kun je stellen rond een cliënt, een leerling, een straat of een bouwplaats: wat proberen jullie samen voor elkaar te krijgen, en wat belemmert jullie daarbij?

In het vrijwilligerswerk valt het me op hoe snel alles via WhatsApp of Signal, in het platte vlak, is geregeld en gecoördineerd. In het dagelijks 'georganiseerde werk vooraf' is het gebruik deze hulpmiddelen niet altijd vanzelfsprekend.

Maak bijdragen bespreekbaar

Veel bijdragen blijven vanzelfsprekend zolang iemand ze levert. Pas bij afwezigheid wordt duidelijk hoeveel die persoon mogelijk maakte.

Een leider die alle ouders kent. Een buurvrouw die opmerkt dat de gordijnen dicht blijven. Een collega die precies weet wie je bij een vastgelopen vraag moet bellen. Hun betekenis zit ook in hun opmerkzaamheid, hun relaties en het vertrouwen dat zij hebben opgebouwd.

Vraag daarom eens: wie missen we onmiddellijk als die er morgen niet is? En weet die persoon eigenlijk dat we zijn of haar bijdrage zien?

Erkenning kan heel praktisch worden: iemand ontlasten, zorgen dat kennis gedeeld kan worden, een tweede persoon laten meelopen. Zo wordt de werkgemeenschap minder afhankelijk van een paar mensen die altijd klaarstaan.

Regel wat mensen zelf moeilijk kunnen regelen

Een bestuur, directie of ondersteunende afdeling kan veel betekenen. Geld beschikbaar maken. Een ruimte openen. Materiaal regelen. Tijd vrijmaken voor afstemming. Een tegenstrijdige instructie oplossen. Zorgen dat iemand een besluit kan nemen als het vastloopt. Daarvoor moet je dichtbij genoeg komen om te begrijpen wat er speelt.

Een trainer die steeds achter ontbrekend materiaal aan moet, heeft iets anders nodig dan een trainer die moeite heeft met een onveilige sfeer in het team. Bij het eerste kan een sleutel en een goed gevulde kast helpen. Bij het tweede zijn een (goed) gesprek, duidelijke grenzen en mogelijk een bestuurlijke beslissing nodig. Voorwaarden organiseren vraagt dus ook vakmanschap: kunnen beoordelen wat de situatie nodig heeft en daar verantwoordelijkheid voor nemen.

Houd het gesprek open

Zodra je de werkgemeenschap hebt getekend, kunnen de mensen op de kaart gemakkelijk de vaste deelnemers worden. Maar wie ontbreekt er nog?

Rond een leerling kan juist de sportcoach iets weten wat op school niemand ziet. Rond een cliënt kan een familielid een andere kijk hebben dan de professionals. En de cliënt of leerling zelf moet uiteraard kunnen vertellen wat voor hem of haar van betekenis is.

Breng mensen bij elkaar wanneer dat het werk helpt. Bespreek samen wat er nodig is, wie iets kan bijdragen en wanneer je opnieuw kijkt. Afspraken krijgen waarde doordat betrokkenen ermee verder kunnen.

Daarbij hoort ruimte voor verschil. Een gedeelde bedoeling betekent niet dat iedereen hetzelfde ziet of overal mee instemt. Juist verschillende ervaringen kunnen duidelijk maken wat er tot dusver over het hoofd werd gezien.

Let ook op wat het mensen kost

Een werkgemeenschap kan veel mogelijk maken. Zij kan ook leunen op mensen die nauwelijks nee durven zeggen.

De ouder die altijd rijdt. De vrijwilliger die iedere avond wordt gebeld. De dochter die steeds meer zorg op zich neemt. Vraag hun niet alleen wat zij kunnen bijdragen, maar ook wat haalbaar is en wat zij willen. Versterken kan betekenen dat er professionele hulp bijkomt, dat een taak vervalt of dat iemand eindelijk kan stoppen. Zo bescherm je het vermogen om samen verder te gaan.

Ook geldbesparing krijgt pas betekenis als je begrijpt wat er in de praktijk verandert. Minder dubbel werk of eerder opgeloste problemen kunnen middelen vrijmaken. Extra onbetaald werk bij dezelfde mensen neerleggen maakt hun situatie niet vanzelf beter.

Kijk of het werk beter lukt

De belangrijkste toets ligt in de praktijk. Kan het team op zaterdag voetballen? Krijgt de cliënt passende ondersteuning? Komt de leerling verder? Weten mensen elkaar bij een probleem te vinden? Houden zij hun bijdrage vol? Bespreek dat met degenen die het ervaren. Hun antwoorden laten zien waar ondersteuning helpt en waar bijstelling nodig is.

Dan wordt onze eerdere zin concreet:

De werkgemeenschap organiseert het werk; ... de organisatie of de vereniging organiseert de voorwaarden.

Daar zit de opgave voor bestuurders, managers en ondersteuners. Leren zien wat mensen samen mogelijk maken. Begrijpen waar dat samenspel steun nodig heeft. En verantwoordelijkheid nemen voor de voorwaarden waaronder het kan blijven groeien.

Op zaterdag zie je wat daarvan terechtkomt.