Grip krijgen op het organiseren van je organisatie

Vakmensen willen dat doen waar ze blij en gelukkig van worden. Tijd en energie besteden aan dat wat betekenis en toegevoegde waarde biedt aan de cliënt. Daar schort het momenteel vaak aan. De focus ligt meer op de administratieve taken in plaats van het goed uitoefenen van het vak zelf. Zeker in de zorgsector. Als je gedreven bent om je vak uit te voeren en je wilt doen waar je hart ligt, dan heb je vaak last van de organisatie daarom heen. 

Je moet van alles doen waarvan je de meerwaarde niet herkent. Een deelnemer aan een programma zei: “Mijn baas zegt me regelmatig dat ik van alles moet registreren, maar ik begrijp niet waarom. En als ik dan vraag waarom dan zegt hij: Dat is nou eenmaal de realiteit, dat hoort zo”. Waar komt die wens vandaan om van alles te registreren en vast te leggen? Als iemand zegt ‘Ja dat moet nou eenmaal’, vraag je dan eens af van wie dan?’. Soms zijn die dingen er ingeslopen in een tijd dat iemand stage liep, ... tien jaar geleden. Wie heeft het systeem gemaakt? Wie heeft bepaald dat het echt nodig is? 

We zijn regelmatig betrokken bij organisaties in de zorg. En ook daar zie je deze worsteling. Het gaat in de zorg om kritische zaken waarbij het belangrijk is dat er gedegen onderzoek gedaan wordt, dat beslissingen gecontroleerd worden en dat er toezicht is op het effect. Maar wat leg je vast en waarom? Waar besteed je de beperkte tijd aan die je hebt? Aan dat waar je hart harder van gaat kloppen - liefdevolle zorg - of aan het registreren? Zoals bij alles kan je vanuit verschillende perspectieven kijken naar wat er nodig is. Vanuit het perspectief van (1) de kwaliteitsmedewerker die zal zeggen dat hij/zij niet begrijpt dat de vakmensen niks registreren. Want registreren is tenslotte kwaliteit. Of vanuit (2) de vakman die zelf zal zeggen dat het gaat om de tijd die met en aan de cliënt besteed kan worden en dat er te veel tijd verloren gaat met het registreren. En wat vindt (3) de cliënt zelf? Die vragen we het eigenlijk zelden. Wat zou die er eigenlijk van vinden? Denk maar wat je zelf wil als je naar de dokter gaat  - wat is uw geboortedatum -  wil je dan dat hij/zij de hele tijd met het scherm bezig is en een vooraf opgestelde vragenlijst doorloopt, of wil je wat anders? Aandacht?

Veel mensen vragen als je deze reactie geeft: 'Moeten we dan niks meer registreren? Is dit een oproep om niet meer te registreren?' Best handig als er iets vastligt, maar we zijn wel gecharmeerd door de uitspraak van Einstein; “Doe het zo eenvoudig mogelijk, maar niet te eenvoudig”.

Denk altijd, wat zou mijn collega moeten weten om het van mij over te nemen als ik tegen een boom aanrijd? Natuurlijk is het handig om dingen vast te leggen en tegelijk je steeds af te vragen of het wel meerwaarde heeft. Denk maar aan de notulen van een vergadering, hoeveel daarvan heb je ooit nog eens serieus nagelezen? Als je steeds samen met je collega’s dingen bespreekt en vervolgens afspreekt wat je wel en wat je niet vastlegt en waarom, dan wordt het de nieuwe gewoonte (een doctrine) en het kost je minder tijd. Het organiseren van dat wat je vastlegt en waar, moet je met de vakmensen doen en niet voor de vakmensen. Zo blijven vakmensen verantwoordelijk en krijgen eigenaarschap.

Het is een proces waar je in kleine stapjes mee kunt beginnen. Bijvoorbeeld door met de vakmensen samen te gaan bedenken wat je vast gaat leggen en vooral ook waarom. En je vervolgens steeds realiseren dat veel van de systemen gemaakt zijn door je collega’s een gang verderop en je ze dus in onderling overleg ook kunt veranderen. Neem met elkaar door waarom het momenteel gaat zoals het gaat en wat er moet blijven en wat best weg kan. En probeer een gemeenschappelijkheid daarin te ontwikkelen en het met elkaar vol te houden. Dat wat je automatisch doet gaat je steeds makkelijker af. Een soort autorijden. Organiseer je eigen organisatie (zoals je vakantie), het klinkt zo makkelijk en blijkt in de praktijk lastiger. 

We kunnen je daarbij helpen. Bel voor een kopje koffie en kijk alvast op deze site rond. Wij hebben deze coöperatie gevormd in 2020 en doen wat we bij andere organisaties aanbevelen, wij lopen tegen dezelfde organiseervragen aan en we moeten die ook in onze eigen praktijk oplossen. Om met een Engelse term af te sluiten die iedereen kent: Practice what you preach.