Hoe moet je beginnen?

Hoe moet je met Rijnlands beginnen? Dat is zonder twijfel de meest gestelde vraag. Dat hangt af van de startsituatie, ...  is altijd het antwoord. In 2016 hadden we de situatie dat we een doorstart konden maken na het faillisement van TSN-thuiszorg. Een uniek uitgangspunt die je waarschijnlijk nooit meer tegen gaat komen. Het liep eigenlijk al redelijk vanaf dag 1. Een duidelijke structuur met bijhorende IT waren ongetwijfeld belangrijke randvoorwaarden. Het gebrek aan ondersteuning door nog niet ingevulde functies was waarschijnlijk - achteraf naai je het genie erin - juist een pré. 'Dan zoeken we het zelf wel uit'. Je eigen LEGO-steentjes betekenis geven is natuurlijk altijd leuker dan het nabouwen van een kant-en-klaar-doos bedacht in Denemarken. Maar meestal is het maatwerk omdat de startsituatie nu eenmaal verschilt. 

Het hangt van de beginsituatie af en welk type organisatie (meestal tot dusver: bedrijfsleven, zorg, onderwijs, bibliotheekwezen). We zijn niet zo van de Big Bang, tenzij het niet anders kan zoals bij TSN. Het inlezen, het geven van een lezing en eindeloos trainingssessies in het Rijnlands gedachtegoed helpen wel, maar het sijpelt dan (te) langzaam naar binnen en er verandert niets aan de organisatiestructuur. De twilight-zone duurt dan lang, ... misschien te lang. Ideaal is als een paar mensen (2-4) al wel iets weten of 'in ieder geval' vrijgemaakt kunnen worden om het zich eigen te maken. Bestuurders hebben geen tijd en sparringpartners vanuit de organisatie zijn van harte welkom; je moet nogal wat beslissingen nemen. In alle vier de sectoren die we hierboven noemden (bedrijfsleven, zorg, onderwijs, bibliotheekwezen) troffen we een situatie aan met centrale diensten en locaties waar al relatief zelfstandig werd gehandeld. De besturingsfilosofie 'Klein binnen Groot' is dan meestal al impliciet aanwezig, vaak van nature zo gegroeid als gevolg van eerdere fusies. Wij kijken - tussen de oogharen door - vooral ook naar de blauwe kant van het Rijnlands. Krijgen we de basisstructuur, de zes kennisdossiers, op orde? Je bent immers ook een organisatiedeskundige. Wordt het juiste gedrag gefaciliteerd?

We weten dat de meeste mensen dit niet willen horen, maar 'Structuur bepaalt Cultuur'. Pas daarna helpt het opleiden van de medewerkers. Als de verticale harkstructuur niet meer leidend is kunnen er wonderen gebeuren. Met 'een hark' blijven de meeste mensen zich gedragen als een 'human resource': 'Jullie betalen mij, dus zeg ook maar wat ik moet doen'. Maar de meeste medewerkers begrijpen wel dat bij 'het omkatten' richting Rijnlands wel wat komt kijken. Eigen initiatief wordt daarbij gewaardeerd. We proberen te werken richting een zogenaamde 'fractale structuur'. Een klein stukje bloemkool zegt immers iets over de structuur van de hele bloemkool. Eén vestiging zegt iets over de structuur van alle vestigingen. Dat maakt het voor de ondersteunende diensten eenvoudiger de juiste ondersteuning te bieden, waarbij je vervolgens makkelijker kunt opschalen. Die startvestiging heet in moderne termen 'een scale-up'. Geen start-up: tijdens de verkoop gaat de verbouwing immers gewoon door. Het kan even niet anders. Het is 'going concern'.

Zo lopen we systematisch de zes kennisdossiers door: het 'cursusgedeelte' - gaat over drie van de dossiers (Collectieve Ambitie, Cultuur en Werkgemeenschap), de andere drie dossiers (Besturingfilosofie, Voorkant en Ondersteunende Diensten) worden strak uitgelijnd in overleg met de medewerkers van de voorkant en voorheen de stafdiensten. Een goede voorbereiding is in dit geval 80-90% van het werk. Daarom ook een twee-daagse Starterskit, zie rechtsboven op deze pagina, om het aantal misverstanden op voorhand te beperken en 'het andere organiseren (organiseren voor morgen)' tussen de oren te krijgen bij die eerste 2-4 medewerkers als het nieuwe normaal.

Organisatie zijn reïficaties ('Je kunt ze geen hand geven'). Jij werkt niet in een organisatie, de organisatie werkt in jou. Organisatieverandering is het veranderen van de onderlinge conversatie over die organisatie. Rijnlands is niet iets voor mietjes, ... als vakman (v/m) bedrijf je dagelijks topsport. Dat konden we tijdens de Corona-crisis goed zien in het programma #Frontberichten 's avonds laat na het laatste NOS-Journaal. 'Jullie werk is ons te link, neem het maar op met je eigen mobieltje'. Met die mensen gaat het lukken!

• Vragen? Mail: jaap.peters@delimes.nl voor verdere info.
• Artikel over de blauwe kant van het duurzaam Rijnlands Organiseren (klik hier)